Cosa è.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.

La PEC è uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale.

”Certificare” l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte venga conservata per un periodo di tempo definito a cura dei gestori, con lo stesso valore giuridico delle ricevute

Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. 

I principali sono:

• possibilità di trasmettere ogni tipo di informazione, messaggio ed allegato in formato elettronico;
• garanzia di certificazione dell’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario;
• validità legale dei documenti in entrata ed in uscita;
• controllo sulla provenienza e sulla correttezza dei messaggi;
• facilità di invio simultaneo, anche a più di un destinatario, con costi estremamente ridotti rispetto ai mezzi tradizionali;
• velocità di invio e consultazione immediata da ogni Personal Computer connesso ad Internet .

Per maggiori informazioni leggi le FAQ predisposte dal CNIPA.

Per ottenere una casella di posta elettronica certificata occorre rivolgersi ad uno dei gestori accreditati del servizio iscritti in un apposito elenco tenuto dal CNIPA.

I contenuti della nuova normativa. Chi è tenuto ad avere una casella Pec.  

• Le società

A norma dell’articolo 16, comma 6 del D.L. 29 novembre 2008, n. 185, concernente “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale” - successivamente convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2 - le imprese costituite in forma societaria – a partire dal 29 novembre 2008 - sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese. 

Tutte le società già costituite al 29 novembre 2008 dovranno comunicare al Registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata entro tre anni da tale data.
L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

• I professionisti

I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore del DL 185/2008, vale a dire entro il 29 novembre 2009.
Gli ordini e i collegi sono tenuti a pubblicare in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata (art. 16, comma 7, D.L. n. 185/2008).

La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel Registro delle imprese o negli elenchi costituiti dagli Ordini professionali avviene liberamente e senza oneri.

Invece l'estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole Pubbliche Amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza (art. 16, comma 10, D.L. n. 185/2008).

• La PA

Le amministrazioni pubbliche devono istituire  una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e darne  comunicazione al CNIPA che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica (vedi www.indicepa.gov.it).

Le comunicazioni tra società, professionisti e pubbliche amministrazioni, che abbiano provveduto ad acquisire una casella di Pec, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo.

PEC e Comunicazione Unica

La nuova procedura della Comunicazione Unica  prevede che l'impresa indichi nel modulo per l'invio della ComUnica un indirizzo di posta elettronica certificata. L'indirizzo sarà utilizzato solo per le comunicazioni relative alla pratica, non sarà iscritto nel Registro imprese e non comparirà nella visura.

E' possibile indicare la casella PEC dell'intermediario incaricato dall'impresa.
Qualora l'impresa intenda chiedere l'iscrizione e quindi la comparsa in visura della casella Pec dovrà indicare il dato all'interno della modulistica del Registro Imprese (modulo S1, I1 ecc.) da allegare alla Comunicazione Unica.

A seguito della norma che introduce l'obbligo di casella PEC per le società, la richiesta di assegnazione di una casella da parte della Camera di Commercio è disponibile solo per imprese individuali.

Si ricorda che l’utilizzo del programma “Comunica Impresa” o “Comunica” consente l’ottenimento immediato di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.